Este sábado ha visto la luz, tras varios meses de trabajo, un evento con profesionales del sector sanitario. Se trata de un ejemplo de cómo el empuje empresarial no tiene límites, puesto que esta iniciativa nace de uno de los asistentes con el objetivo de reunir en la misma sala a sus colegas -y en muchos casos competidores- para poder llegar a encontrar un metodología común y poder poner sobre la mesa casos que permitan mejorar las prácticas en su profesión.
Pero eso de sentar en una mesa a la competencia y poder hablar, como diría una amiga … «a calzón quitado,» no es sencillo, y más si cuentas con el hecho de que se encuentran dispersos por todo el territorio nacional y que su disponibilidad es casi nula (incluso los fines de semana).
Os detallamos las claves para hacer un evento de este tipo, por si os planteáis organizar alguno:
- Contenido y comunicación … El cuidado en la elaboración del contenido y, sobre todo, la forma y canal de comunicación es quizá el elemento clave a la hora de que el evento sea un éxito o un fracaso. El crear una agenda atractiva y con unos objetivos c-l-a-r-i-s-i-m-o-s es vital. Además hay que estar muy atento a no herir susceptibilidades, a ser empático y a atender lo antes posible cualquier demanda adicional de información que venga por canales «privados» … vamos, fuera del grupo donde estamos publicando el evento.
- Roles … Aunque debe quedar patente en quien recáe el peso de la organización, el autor de la idea debe tener su reconocimiento público, porque además de ser el que más trabaja -porque tiene claro lo que quiere y luchará por ello- servirá de referente a los demás y les ayudará a tener una percepción concreta del evento. Asimismo, el resto de participantes tiene que saber que ellos pueden ser igual de activos en la organización, propuetas de ideas o participación … porque el promotor no es quien lo organiza, ni quien lo cobra, ni quien va a sacar provecho … no es el dueño del evento ni del contenido … sino que es un evento de todos para todos.
- Participación … Ahondando en la idea de propiedad, se pueden someter a votación temas de agenda, fechas, horarios, lugares … mediante herramientas colaborativas como Doodle, pero sin spamear. De este modo, el evento pasa a tener una imagen más amigable y colaborativa … se ve claramente que busca sumar y que permite una participación abierta de todos.
- Precio … Una vez calculados los asistentes que vendrán se comunica la parte que correspondería pagar a cada asistente, de manera que se cubran los gastos y un pequeño fondo de reserva para imprevistos, como aquello que pueda pasar en la sala, rotura de materiales … Si luego sobra dinero (porque no se usa el fondo de imprevistos, o porque viene más gente) … o se devuelve o se guarda para el próximo evento … a eleccion de los asistentes.
- Organizador … El recurrir a un tercero que profesionalize el evento, y de paso que separe la parte del dinero (cómo no) de los participantes y promotores es imprescindible para poder dar transparencia y que no haya duda alguna de la ausencia de fin de lucro de ninguno de los asistentes o promotores … se diría que el organizador, a nivel económico, es un administrador que cobra a todos los asistentes (incluso al promotor de la idea) y les factura … cómo no, dejando a su disposición el desglose y recibos de gastos. Además la externalización garantiza una correcta gestión previa de los asistentes, ponentes y celebración del evento en sí.
- Postevento … La obtención de feedback, y el resumen en el día/dos días hábiles siguientes fomenta su continuidad y su funcionalidad del evento, favoreciendo el que se repita de nuevo. Para ello, debería cerrarse una fecha tentativa para un nuevo evento en las siguientes dos semanas.
Y por último … trabajo, más trabajo, y más trabajo … porque el éxito está en los detalles y eso sólo se consigue con pasión, mimo y muchas horassss 😉
Suerte en la organización de vuestro evento, y si necesitáis ayuda, no dudéis en descubrir lo que podemos hacer por vosotros en nuestra sección de eventos o contactándonos en info@marketingA.es
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